Можно ли автоматизировать процедуру подбора персонала? Да!

Есть решение и для кадровых агентств и для компаний.

Повышение производительности труда в сфере подбора персонала, особенно для специалистов рекрутинговых агентств и компаний с большим набором сотрудников, в настоящее время актуально как никогда. Все кто сталкивался с процессом подбора персонала хорошо знают, что сам процесс при кажущейся простоте, связан с большим количеством мелких процессов, которые необходимо фиксировать, часто, эти процессы многократно повторяются, возникает необходимость поиска информации или конкретных лиц и пр. Большое количество рутинных действий, требует огромных временных затрат. Кроме того, автоматизация процесса рекрутинга, повышает эффективность и результативность подбора персонал, многократно повышает скорость работы и является конкурентным преимуществом оператора рынка.

В настоящее время внедрение современных систем автоматизации рекрутинга или информационных систем рекрутинга (далее: ИСР) с намного более доступно, чем 10 лет назад, когда это могли себе позволить только крупные компании и агентства. Кроме перечисленных выше задач и возможности сбора резюме в одной программе, такие ИСР позволяют хранить всю историю контактов с кандидатом, сохраняя файлы, письма, комментарии и пр.

Первый вопрос с которым сталкиваются руководители кадровых агентств и компаний, это проблема выбора ИСР. Система должна взять на себя большую часть ежедневных, мелких операций, которые многократно повторяются и рекрутёры буквально «тонут в мелочах»: занесение, поиск и хранение десятков тысяч резюме, различных файлов, портфолио, рекомендательных писем и пр., переписка, поиск по БД кандидатов, сортировка отобранных резюме, переписка с кандидатами, сохранение истории взаимоотношений, приглашение кандидатов на собеседование и пр.

После того, как Вы определитесь с необходимым набором функций необходимо найти программу, которую можно гибко настроить под запросы Вашей компании и для решения задач подбора персонала именно для Вашей компании.

Хороший сервис обеспечивает:

• максимальную информативность работы по любой из открытых вакансий
• отображение этапа отбора, на котором находится тот или иной соискатель
• работу с кадровым резервом, включая историю отношений с каждым из кандидатов
• отчётность по различным критериям, показателям, сотрудникам, отделам и пр.

Основные и базовые возможности полнофункциональной ИСР:

• Работа с кандидатами - ведение базы данных карточек кандидатов, доступной всем пользователям системы. Карточка содержит всю информацию по кандидату, сгруппированную по вкладкам: резюме разбитое по полям, прикрепленные файлы, история рассмотрений по вакансиям, и журнал всех действий с карточкой.
• Работа с заказчиками - это часть которая обычно называется CRM, и содержит карточки клиентов. В каждой карточке основная информация по клиенту, список контактных лиц, реквизиты (для автоматического формирования документов), и история всех работ с этим клиентом (вакансии).
• Работа с открытыми вакансиями и архив вакансий - это основные карточки в программе, содержащие полную информацию по планированию, рабочему процессу, анализу и истории вакансии. Во вкладках есть такие блоки как описание вакансии, прикрепленные файлы документов, данные клиента, подготовленные тексты для публикации и общения с кандидатом, история рассмотрения кандидатов с актуальным статусом по каждому, документооборот с автоматическим заполнением шаблонов, в общем вся актуальная информация, необходимая для каждодневной работы.
• Внешние контакты (контрагенты)- еще один блок из функциональности CRM;
• История взаимоотношений (соискатель / заказчик)- сохранение истории всех действий, начиная с системных изменений(например кто какие поля в карточке изменил и какие именно значения) вплоть до крупных бизнес - событий - это один из основных принципов программы;
• Поиск по БД по различным критериям - по любой информации, которая была добавлена в структурированные поля можно произвести поиск/фильтрацию;
• Документооборот - дает возможность избавиться от всех бумажных документов, и автоматически формирует нужные документы в корпоративном шаблоне.
• Отчётность. Основные отчеты по состоянию и истории работы;
• Вспомогательные блоки, необязательные но полезные полноценной работы - резервирование переговорных, управление правами пользователей, напоминания, шаблоны, автоматический разбор и анализ данных и многое другое.

В данной статье мы не ставили перед собой цели провести обзор существующих программ (ИСР), этой тематике посвящено большое количество материалов и вы без особых усилий эту информацию найдёте на просторах интернета. По разным оценкам, около 20% компаний не используют никакую программу, а примерно 15% используют программы разработанные исходя из потребностей компании. Остальные используют «коробочные», т.е. готовые решения.

Что же касается стоимости владения такой программой, то как правило они платные, с разным соотношением цена / качество. «Бесплатные» версии программ часто сильно урезаны по своим функциональным возможностям, существенно ограничивая возможность работы с многими необходимыми и основными функциями: с количеством вакансий или, например, импортом / экспортом резюме в БД и прочими возможностями.

Мы используем HR Express на протяжении нескольких лет, и за это время смогли убедиться в надёжности самой программы, в серьёзном повышении результативности работы и снижении временных потерь на рутиную работу.

Разработчик предлагает отличные условия владения программой - она абсолютно бесплатна с маленьким ограничением - одновременно в программе разрешается работать только трем пользователям (общее количество пользователей не ограничено). Для больших компаний, где одновременно работает большее количество пользователей придется приобрести расширенный лицензию, впрочем цена совсем не кусается - всего 3000 рублей за дополнительного пользователя. Это может себе позволить любая компания, а эффект от повышения качества и производительности работы несравнимо выше.